Pourquoi tenir un registre EPI ?
La remise verbale d'un EPI ne prouve rien. En cas d'accident du travail ou de contrôle d'inspection, l'employeur doit être en mesure de prouver que chaque travailleur a reçu les EPI adaptés, a été formé à leur utilisation et que ces EPI étaient en bon état. Le registre EPI est cette preuve.
Contenu obligatoire du registre
Un registre EPI efficace doit contenir pour chaque attribution :
- Nom et prénom du travailleur
- Poste et service
- Nature de l'EPI (type, modèle, référence)
- Taille / caractéristiques de l'équipement remis
- Date de remise
- Date de fabrication / lot de l'EPI (pour les EPI à durée de vie limitée)
- Date de remplacement prévue
- Signature du travailleur (accusé de réception)
- Motif de renouvellement (usure, perte, fin de vie)
Formats possibles
- Registre papier : simple, ne nécessite aucun outil — à scanner régulièrement pour archivage
- Tableur Excel/Sheets : filtres, alertes par date, facile à partager — solution intermédiaire
- Logiciel GMAO ou HSE : gestion automatisée des alertes de renouvellement, historiques, rapports — pour les PME 10+ personnes
- Module ERP : intégré au système RH/paie pour les grandes entreprises
Durée de conservation des registres
En France, les registres de sécurité doivent être conservés 5 ans après le départ du salarié. En Suisse, la durée recommandée est similaire. Pour les EPI couvrant des risques chimiques ou radiologiques (exposition longue latence), certains experts recommandent une conservation jusqu'à 40 ans après la fin d'exposition.
Alertes et renouvellement automatisé
La principale valeur ajoutée d'un registre numérique est l'alerte de renouvellement. Configurez des alertes 30 et 7 jours avant la date limite pour chaque EPI critique. Les EPI les plus fréquemment oubliés au renouvellement : harnais anti-chute (durée de vie 10 ans ou après chute), masques réutilisables (cartouches), gants chimiques (péremption).
